Sportteam Charter: Der strategische Ratgeber für Mannschaften

Ein Sportcharter ist zuerst eine logistische Entscheidung und erst dann eine Frage des Komforts. Ein Verein chartert, weil der Spielplan zu wenig Erholungszeit zwischen den Partien lässt, weil Kader und Ausrüstung nicht in die Linienkapazität passen oder weil der nächste brauchbare Flughafen am Reisetag keine Linienverbindung hat.

Dieser Ratgeber zeigt die Entscheidung und den logistischen Rahmen dazu: wie Sie die Reisegruppe richtig zählen, warum das Gepäckvolumen meist vor den Sitzen zur Grenze wird, welcher Flughafen das Stadion tatsächlich bedient und was mit einer Buchung geschieht, wenn eine Pokalauslosung oder ein Sender den Anstoß verschiebt. Fliteline ist ein Charterbroker, wir vermitteln Flugzeuge und betreiben sie nicht.

Wann sich ein Teamcharter lohnt

Erholungszeit ist das wirtschaftliche Argument, und es hält einer Vorstandssitzung stand. Ein Charter, der 90 Minuten nach dem Schlusspfiff abhebt statt am nächsten Morgen, bringt die Spieler eine ganze Nacht früher zu ihren eigenen Betten, Physiotherapeuten und Küchen zurück, also eine Nacht Schlaf, die vor dem nächsten Spiel zurückgewonnen wird.

Linienreisen zwingen der Woche einen eigenen Zeitplan auf. Check-in-Schlusszeiten, Anschlüsse, Gepäckausgabe und Flughafentransfers kosten an beiden Enden Stunden, und ein über einen Hub geführter Kader verliert die Kontrolle über den eigenen Plan, sobald ein Anschluss wackelt. Beim Charter liegt die Abflugzeit im Plan des Trainers und nicht in dem der Airline.

Nicht jede Reise rechtfertigt das. Ein kurzer Inlandsflug, bei dem Mannschaftsbus und Flugzeug innerhalb einer Stunde ankommen, tut es selten, ebenso wenig ein Spiel, bei dem der Kader drei freie Tage davor und danach hat. Der ehrliche Test lautet, ob der Charter Erholungsstunden, Equipmentkapazität oder Flughafenzugang bringt, die sonst nichts bietet.

Zählen Sie die Reisegruppe, nicht den Kader

Die Flugzeugwahl beginnt mit einer Kopfzahl, und der Spielerkader ist der kleinste Teil davon. Die Kaderregeln der UEFA Champions League begrenzen Liste A auf 25 Spieler, und die FIFA erlaubte bei der WM 2022 Kader mit 26 Spielern, doch die Zahl derer, die an Bord gehen, ist mit dem Betreuerstab regelmäßig um die Hälfte größer.

Eine falsche Zahl ist in beide Richtungen teuer. Wer ein Flugzeug mit einem Sitz zu wenig bestellt, erzwingt einen geteilten Abflug oder einen Linienflug für den Überhang, und ein Kader, der in zwei Gruppen ankommt, ist kein Kader. Wer ein viel zu großes bestellt, zahlt für Kapazität, die auf beiden Strecken leer fliegt.

Die Kabinenaufteilung zählt so viel wie die Sitzzahl. Große Athleten in einer dichten Economy-Bestuhlung kommen steif an, daher fragen Teams Operatoren oft nach einer Zweiklassen- oder reinen Business-Konfiguration, die die nutzbare Sitzzahl stark senkt. Eine Boeing 737-800 mit Zulassung für bis zu 189 Passagiere bietet in dieser Anordnung womöglich deutlich unter 150 Sitze.

Typische Auswahllisten ergeben sich aus der Kopfzahl und nicht aus der Sportart. Eine Gruppe von 30 bis 50 Personen passt in einen Regionaljet oder eine Turboprop wie die Embraer E190 oder die ATR 72. Sechzig bis 120 deuten auf die A320-Familie oder eine 737. Darüber ist ein Widebody die einzige Lösung mit einem einzelnen Flugzeug.

1. —Spielerkader, einschließlich Nachwuchs- oder Akademiespielern, die für das Spiel berufen wurden.
2. —Trainerstab: Cheftrainer, Assistenten, Torwart- und Standardtrainer, Analysten und Dolmetscher.
3. —Medizin und Leistung: Arzt, Physiotherapeuten, Sportwissenschaftler, Masseure und Ernährungsberater.
4. —Organisation: Teammanager, Zeugwarte, Sicherheit, Kinderschutzbeauftragte und Reisekoordination.
5. —Kommunikation: Pressesprecher, Vereinsmedienteam, Fotograf und Social-Media-Team.
6. —Vorstand, Sponsoren und Familiengäste, der veränderlichste Teil der Passagierliste.

Gepäck und Equipment werden meist zuerst zur Grenze

Sitze sind bei einem Teamcharter selten die begrenzende Größe. Das Volumen im Laderaum ist es. Eine Fußballmannschaft reist mit Spiel- und Trainingskleidung für jeden Spieler, Torwartausrüstung, Bällen, Leibchen, Dummys, GPS-Westen, Medizinkoffern, Behandlungsliegen, Eisbädern, Recovery-Stiefeln, Video- und Analysekoffern und den Flightcases des Medienteams.

Das Laderaumvolumen ist veröffentlicht und lässt sich prüfen, bevor etwas feststeht. Boeings Flughafenplanungsdokument zur 737-800 nennt ein gesamtes Unterdeck-Laderaumvolumen von rund 44 Kubikmetern, und der entsprechende Airbus-Wert für die A320 ist kleiner. Das Equipment einer vollen Reisegruppe kann diese Zahlen überraschend schnell erreichen.

Die Form schlägt das Volumen öfter als das Gewicht. Behandlungsliegen, Tragen, Fahrradkoffer, Speere, Rennboote und Stabhochsprungstäbe sind lang, starr und nicht biegbar, und eine Laderaumtür, die schmaler ist als das Stück, nimmt es nicht auf, wie viel Platz dahinter auch sein mag. Senden Sie drei Maße je Koffer statt einer Gepäckstückzahl.

Wenn das Equipment nicht passt, gibt es zwei praktische Wege. Ein Teil fliegt als Kabinenfracht auf eigens dafür gekauften Sitzen, was die Zustimmung des Operators und eine ordentliche Sicherung erfordert. Alternativ reist das schwere Equipment getrennt auf der Straße oder per Frachtcharter vor dem Kader, was bei mehrwöchigen Turnieren und Saisonvorbereitungsreisen üblich ist.

Flughafennähe schlägt Flughafengröße

Die Entfernung zwischen Bahn und Stadion zählt mehr als die Terminalausstattung. Ein Regionalflughafen 20 Minuten vom Stadion schlägt einen internationalen Hub in 90 Minuten Entfernung bei allem, was einem Trainer wichtig ist, denn der Bustransfer ist auf Hin- und Rückflug tote Zeit.

Kleinere Flughäfen bringen allerdings eigene Bedingungen mit. Bahnlänge und Belastbarkeit des Belags begrenzen die nutzbaren Flugzeuge, Öffnungszeiten müssen für eine späte Rückkehr womöglich verlängert werden, und Zoll- und Einwanderungsbeamte müssen angefordert werden, statt sie auf einem Platz ohne planmäßigen internationalen Verkehr vorauszusetzen. Jedes davon lässt sich mit Vorlauf regeln.

Slots sind die andere Beschränkung an den großen Flughäfen. An koordinierten Flughäfen läuft die Zuteilung nach der Verordnung (EWG) Nr. 95/93, sodass ein Ad-hoc-Charter nimmt, was frei ist, und nicht die Zeit, die der Verein wählen würde. Amsterdam Schiphol, wo Fliteline sitzt, ist vollständig koordiniert, ebenso die meisten großen europäischen Flughäfen.

Auch Verkehrsrechte und Genehmigungen stehen hinter dem Zeitplan. Ein Flug über die EU hinaus oder mit einem Operator aus einem Nicht-EU-Staat braucht womöglich Landegenehmigungen der beteiligten Staaten, und die dauern Werktage und keine Stunden. Ein Spiel am Montag für einen Abflug am Donnerstag zu bestätigen, ist möglich, über Nacht für den nächsten Morgen manchmal nicht.

Spielpläne verschieben sich, Verträge müssen flexibel sein

Spielpläne sind auf eine Weise vorläufig, wie es die meisten Zeitpläne von Charterkunden nicht sind. Pokalauslosungen nennen den Gegner erst Wochen vorher, die europäische Qualifikation entscheidet sich am letzten Spieltag, und Sender verschieben Anstoßzeiten, nachdem der Flug angeboten wurde. Die Buchung muss alle drei überstehen.

Lesen Sie die Änderungs- und Stornobedingungen vor dem Preis. Es zählt nicht nur die Stornostaffel auf dem Titelblatt, sondern wie eine Datumsänderung, ein Flughafenwechsel und eine geänderte Personenzahl jeweils behandelt werden und ab welcher Frist jede kostenpflichtig wird. Lassen Sie sich das schon bei der Angebotserstellung schriftlich geben, denn dann ist es verhandelbar.

Notfallplanung ist die andere Hälfte desselben Problems. Verlängerung und Elfmeterschießen schieben den Rückflug nach hinten, ein verspäteter Anstoß frisst die Dienstzeitgrenzen der Besatzung, und Nebel an einem Flughafen mit nur einer Bahn streicht den Abflug ganz. Die Flug- und Dienstzeitgrenzen der Besatzung nach der Verordnung (EU) Nr. 965/2012 sind harte Grenzen und keine Verhandlungsposition.

Vernünftige Buchungen enthalten deshalb Spielraum von Anfang an. Den Rückflug um das spätestmögliche realistische Ende herum zu planen, im Voraus einen Ausweichflughafen zu vereinbaren, den Operator auf eine mögliche Verlängerung hinzuweisen und zu klären, welche Ersatzkapazität bei einem technischen Defekt besteht, kostet alles weniger als ein gestrandeter Kader nach einem Pokal-Wiederholungsspiel.

1. —Fristen, ab denen eine Datumsänderung, ein Flughafenwechsel oder eine Stornierung kostenpflichtig wird.
2. —Wie Änderungen der Personenzahl behandelt werden, nach oben und nach unten, und bis wann.
3. —Die späteste Rückflugzeit, die die Besatzung am Tag rechtlich fliegen darf.
4. —Ein benannter Ausweichflughafen und wer den Weitertransport am Boden von dort zahlt.
5. —Welches Ersatzflugzeug oder welche Ersatzbesatzung der Operator bei einem technischen Defekt stellen kann.

Medizin, Anti-Doping und Gefahrgut

Medizinische Ausrüstung reist mit dem Team, und ein Teil davon ist regulierte Fracht. Druckgasflaschen mit Sauerstoff und anderen Gasen, tragbare Defibrillatoren mit Lithiumbatterien, Kryotherapiegeräte mit Trockeneis und manche Diagnosegeräte fallen unter die Technischen Anweisungen der ICAO und die IATA Dangerous Goods Regulations, sodass der Operator sie vor dem Abflug genehmigen muss.

Teamärzte führen auch verschreibungspflichtige Arzneimittel mit, und diese passieren Grenzen nach Betäubungsmittelrecht und nicht nach Luftrecht. Reisende mit kontrollierten Arzneimitteln im Schengen-Raum nutzen eine Bescheinigung nach Artikel 75 des Schengener Durchführungsübereinkommens, außerhalb gelten nationale Ein- und Ausfuhrgenehmigungen. Beides lässt sich an einem Spieltagsmorgen nicht schnell organisieren.

Anti-Doping-Pflichten folgen dem Kader ins Flugzeug. Nach dem Welt-Anti-Doping-Code müssen Athleten in einem registrierten Testpool ihre Aufenthaltsangaben aktuell halten und auch auf Reisen für Trainingskontrollen erreichbar bleiben, sodass eine späte Änderung von Hotel oder Route sowohl den Compliance-Beauftragten als auch den Trainer erreichen muss.

Praktische Details schließen die Lücke. Geben Sie dem Operator das medizinische Inventar bei der Buchung und nicht beim Check-in, nennen Sie den verantwortlichen Arzt und klären Sie, welche Teile in der Kabine bleiben müssen und welche in den Laderaum dürfen. Verletzte Spieler, die auf Tragen oder mit ruhiggestellten Gliedmaßen reisen, brauchen vorab vereinbarte Sitzanordnungen.

Privatsphäre, Catering und Kabinengestaltung

Diskretion ist ein echter Grund, warum Vereine chartern, und kein Luxuszusatz. Ein privates Terminal hält einen verletzten Spieler, einen gesperrten Spieler oder einen laufenden Transfer von einer Halle voller Handykameras fern, und taktische Gespräche der Trainer finden in einer Kabine statt, in der sonst niemand sitzt. Der Zugang zum Flugzeug wird vom Verein kontrolliert.

Beim Catering machen die Ernährungsfachleute den größten Unterschied. Der Zeitpunkt der Mahlzeiten relativ zum Anstoß, Kohlenhydratladen auf dem Hinflug und proteinreiche Regenerationskost auf dem Rückflug zählen mehr als die Qualität der Speisekarte, und Allergene sowie religiöse und individuelle Ernährungsanforderungen müssen namentlich und nicht nach Anzahl angegeben werden. Viele Vereine laden mit Zustimmung des Operators eigene vorbereitete Mahlzeiten ein.

Branding liegt zwischen Marketingwert und betrieblicher Wirklichkeit. Kopfstützenbezüge, Kabinenbeschilderung, Grafiken an den Schotten und Banner an der Gangway sind unkompliziert und fotografieren gut. Eine Außenlackierung ist etwas anderes, denn jede äußere Kennzeichnung braucht die Zustimmung von Operator und Behörde, und das Flugzeug muss danach in den Standardzustand zurückversetzt werden, was zu einem Turnier passt und nicht zu einem einzelnen Auswärtsspiel.

• —Zählen Sie Kader, Trainer, Medizin, Organisation und Medien zusammen, denn die Reisegruppe ist weit größer als der Spielerkader.
• —Gepäck- und Equipmentvolumen entscheiden das Flugzeug meist vor der Sitzzahl, senden Sie daher drei Maße je Koffer.
• —Zurückgewonnene Erholungsstunden zwischen den Spielen sind das wirtschaftliche Argument für den Charter, nicht der Kabinenkomfort.
• —Ein Flughafen 20 Minuten vom Stadion schlägt einen größeren Hub in 90 Minuten Entfernung fast immer.
• —Spielpläne verschieben sich, verhandeln Sie daher Bedingungen für Änderungen von Datum, Flughafen und Personenzahl vor der Unterschrift schriftlich.
• —Medizinische Gase, Lithiumbatterien und kontrollierte Arzneimittel brauchen die Genehmigung des Operators und rechtzeitig vor dem Abflug geklärte Papiere.

Planen Sie die nächste Auswärtsreise Ihres Kaders

Senden Sie uns die Größe der Reisegruppe, die Equipmentliste und die Spieltermine, und unser Passagiercharter-Team meldet sich mit Flugzeugoptionen und einem verbindlichen Preis.