Hinter den Kulissen: So haben wir AFC Ajax nach Split geflogen

Freitag, 28. August: Projektstart

Es begann mit der Auslosung der Conference League. Sobald Spieltermin und Anforderungen des Vereins feststanden, darunter Passagierkapazität und Flugzeugtyp, suchten wir passende Flugzeuge. In den folgenden Tagen verglichen wir die Optionen und legten dem Verein die stärksten Vorschläge vor.

Sechs Wochen vor Abflug: Auftrag erteilt

Mit dem bestätigten Auftrag gingen wir direkt in die operative Planung: Verträge abschließen, geeignete Turnaround-Zeiten festlegen, die Abfertigung an den Flughäfen koordinieren und Slots sichern. Außerdem verschickten wir die erste Fassung des Flugbriefings, des Dokuments, auf dem jede spätere Entscheidung aufbaute.

Vier Wochen vor Abflug: das erste Planungsgespräch

Im ersten ausführlichen Gespräch legten wir fest, was jede Partei am Reisetag erwartete. Wir vereinbarten:

• —Check-in: den Ablauf, die Zahl der Schalter und ihre Öffnungszeiten
• —Flughafenzugang und Boarding: ein Abfluggate mit möglichst kurzem Fußweg
• —VIP-Regelungen: ob das Team eigene Regelungen brauchte und ob sich diese umsetzen ließen
• —Teamausrüstung: wie und wann das Equipment eintrifft und wo es entladen wird
• —Notfallpläne: was wir bei Verspätungen, schlechtem Wetter oder einer Flughafensperrung tun würden
• —Branding an Bord: individuelle Kopfstützenbezüge und die vom Team bevorzugte Wassermarke
• —Catering an Bord: das Menü für Team und Gäste, mit der Fluggesellschaft anhand der Flugzeit abgestimmt

Vier Wochen bis eine Woche vor Abflug: die Dienstleister zusammenführen

In dieser Phase ging es darum, dass jedes vereinbarte Detail auch wirklich umgesetzt wurde. Mit den Abfertigungsdienstleistern an beiden Flughäfen legten wir den Check-in für das Team und die übrigen Passagiere fest, klärten, wie die Ausrüstung des Teams abgefertigt wird, und stimmten das Catering mit dem Caterer ab. War ein Produkt über den Caterer nicht erhältlich, besorgten wir es selbst und organisierten die Lieferung zum Flugzeug. Jede Neuigkeit ging mit den Optionen an TUI zurück, und jede Änderung floss in eine neue Fassung des Flugbriefings.

Fünf Tage vor Abflug: das letzte Planungsgespräch

Wir gingen jeden Punkt des ersten Gesprächs durch und prüften, ob er erledigt war. Wir erhielten die erste Passagierliste (PNL, Passenger Name List) und den Sitzplan, vereinbarten, was geschieht, wenn die Fluggesellschaft das Flugzeug kurzfristig tauschen muss (ein anderes Flugzeug kann eine andere Bestuhlung bedeuten), und gaben die endgültige Cateringbestellung auf.

Am Vortag: die letzten operativen Prüfungen

Wir ließen uns von der Fluggesellschaft das Kennzeichen des Flugzeugs bestätigen, um die genaue Kabinenaufteilung zu kennen. Mit Schiphol prüften wir die Abstellposition, die eigene Sicherheitskontrolle für das Team und den Check-in-Bereich. Wir sahen uns das Wetter an beiden Flughäfen und entlang der Strecke an, auf der Suche nach Gewittern, starkem Gegenwind, Turbulenzen oder Schnee, und nahmen die letzten Änderungen an der Cateringbestellung vor.

Flugtag: der Plan wird umgesetzt

Am Tag selbst wurde aus der Planung eine Koordination in Echtzeit. Wir verfolgten den Anflug des Flugzeugs im Positionierungsflug, um eine Verspätung früh zu erkennen, prüften das Wetter erneut, bestätigten, dass die Flugpläne aufgegeben waren, und hielten TUI laufend auf dem Stand. Wir bearbeiteten kurzfristige Änderungen der Passagierliste, sorgten dafür, dass das Branding rechtzeitig an der Position war, damit die Besatzung es anbringen konnte, koordinierten das Boarding, um die Abflugzeit zu sichern, und ließen uns vom Turnaround-Koordinator bestätigen, dass jedes Gepäckstück verladen war und zur erwarteten Stückzahl passte.

An Bord und nach der Landung

Unsere Arbeit endete nicht mit dem Start. Wir prüften mit dem Kabinenpersonal, ob der vereinbarte Service und die Begrüßungsdurchsage wie geplant verliefen, leiteten Wünsche der Passagiere an die benannte Ansprechperson für den Flug weiter und blieben mit der Flugbesatzung zu Wetter und Änderungen der berechneten Startzeit (CTOT) in Kontakt. Nach dem Flug holten wir das Feedback der Besatzung ein und arbeiteten mit den Flughafenstationen zusammen, damit ein verloren gegangener Koffer so schnell wie möglich am Zielort ankam.