In oktober 2026 opende AFC Ajax zijn UEFA Conference League-campagne met een uitwedstrijd bij HNK Hajduk Split. TUI, de officiële reispartner van de club, vroeg Fliteline een eigen teamcharter te regelen. Tussen de loting en het vertrek zochten wij het toestel, coördineerden wij de luchtvaartmaatschappij, beide luchthavens, de grondafhandelaars en de cateraars en stuurden wij de operatie realtime aan tot het team weer thuis was. Zo kwam het samen.
- AMS – SPU
- Route
- 15 okt. 2026
- Wedstrijd
- 28 aug.
- Start planning
- 6 weken
- Gegund vóór vertrek
- Route
- Amsterdam Schiphol (AMS) naar Split (SPU), heen en terug
- Wedstrijd
- HNK Hajduk Split – AFC Ajax, UEFA Conference League, Stadion Poljud, 15 oktober 2026
- Toestel
- Airbus A321
- Grondafhandeling
- AviaVIP op Amsterdam Schiphol
Van de loting tot het vertrek
Acht mijlpalen, van de loting voor de Conference League op 28 augustus tot de vlucht naar huis.
Vrijdag 28 augustus: het project start
Het begon met de loting voor de Conference League. Zodra de wedstrijddatum en de wensen van de club vaststonden, waaronder passagierscapaciteit en vliegtuigtype, zochten wij geschikte toestellen. In de dagen daarna vergeleken wij de opties en legden wij de sterkste voorstellen aan de club voor.
Zes weken voor vertrek: opdracht gegund
Met de bevestigde opdracht gingen wij direct door met de operationele planning: contracten afronden, passende turnaroundtijden regelen, de afhandeling op de luchthavens coördineren en slots vastleggen. Ook deelden wij de eerste versie van de vluchtbriefing, het document waarop elke latere beslissing voortbouwde.
Vier weken voor vertrek: het eerste planningsoverleg
In het eerste uitgebreide overleg stelden wij vast wat elke partij op de reisdag verwachtte. Wij spraken af:
- Check-in: de werkwijze, het aantal balies en hun openingstijden
- Toegang tot de luchthaven en boarding: een vertrekgate met een zo kort mogelijke looproute
- VIP-voorzieningen: of het team aparte voorzieningen nodig had en of die geboden konden worden
- Teamuitrusting: hoe en wanneer het materiaal zou aankomen en waar het gelost moest worden
- Noodplannen: wat wij zouden doen bij vertraging, slecht weer of sluiting van een luchthaven
- Branding aan boord: hoofdsteunhoesjes op maat en het merk water waar het team de voorkeur aan gaf
- Catering aan boord: het menu voor het team en de gasten, met de luchtvaartmaatschappij bevestigd aan de hand van de vliegduur
De cabine zoals gepland: hoofdsteunhoesjes met branding, water, een snack en een Ajax-sjaal cadeau op elke stoel. Vier weken tot een week voor vertrek: de leveranciers samenbrengen
In deze fase ging het erom dat elk afgesproken detail ook echt werd uitgevoerd. Met de grondafhandelaars op beide luchthavens rondden wij de check-in af voor het team en de overige passagiers, bevestigden wij hoe de uitrusting van het team zou worden afgehandeld en stemden wij de catering af met de cateraar. Was een product niet via de cateraar verkrijgbaar, dan zochten wij het zelf en regelden wij de levering aan het toestel. Elke update ging met de opties terug naar TUI en elke wijziging leidde tot een nieuwe versie van de vluchtbriefing.
Vijf dagen voor vertrek: het laatste planningsoverleg
Wij liepen elk punt van het eerste overleg na en controleerden of het geregeld was. Wij ontvingen de eerste passagierslijst (PNL, passenger name list) en de stoelenkaart, spraken af wat er zou gebeuren als de luchtvaartmaatschappij het toestel op korte termijn moest wijzigen (een ander toestel kan een andere stoelindeling betekenen) en plaatsten de definitieve cateringbestelling.
De dag ervoor: laatste operationele controles
Wij bevestigden bij de luchtvaartmaatschappij het registratienummer van het toestel, zodat wij de exacte cabine-indeling kenden. Met Schiphol controleerden wij de standplaats, de aparte beveiligingslijn voor het team en het incheckgebied. Wij bekeken het weer op beide luchthavens en langs de route, op zoek naar onweer, krachtige tegenwind, turbulentie of sneeuw, en pasten de cateringbestelling een laatste keer aan.
Vliegdag: het plan in actie
Op de dag zelf werd plannen live coördineren. Wij volgden de aanvliegende positioneringsvlucht van het toestel om een vertraging vroeg te signaleren, controleerden het weer opnieuw, bevestigden dat de vluchtplannen waren ingediend en hielden TUI de hele dag op de hoogte. Wij verwerkten last-minutewijzigingen in de passagierslijst, zorgden dat de branding op tijd bij het toestel was zodat de bemanning die kon aanbrengen, coördineerden de boarding om de vertrektijd te beschermen en lieten de turnaroundcoördinator bevestigen dat elk stuk bagage was geladen en overeenkwam met het verwachte aantal.
Aan boord en na aankomst
Ons werk hield niet op bij het opstijgen. Wij controleerden bij het cabinepersoneel of de afgesproken service en de welkomstaankondiging volgens plan verliepen, stuurden verzoeken van passagiers door naar de aangewezen vluchtvertegenwoordiger en bleven met de cockpitbemanning in contact over het weer en wijzigingen in de berekende vertrektijd (CTOT). Na de vlucht verzamelden wij de feedback van de bemanning en werkten wij samen met de luchthavenstations, zodat een zoekgeraakte koffer zo snel mogelijk op de bestemming aankwam.
De partners
TUI
Officiële reispartner van AFC Ajax sinds 2014. TUI regelt de reizen voor het team, het bestuur, sponsors en zakelijke leden.
Privilege Style
Spaanse charter- en wet lease-maatschappij, opgericht in 2003 en gevestigd in Madrid. De cockpitbemanning en het cabinepersoneel van Privilege Style voerden de vlucht naar Split en terug uit.
AviaVIP
De tak van Aviapartner voor zakelijke luchtvaart en general aviation, met FBO's en afhandelstations in heel Europa. Het team van AviaVIP op Schiphol verzorgde het vertrek van het team op de grond.
Het resultaat
Een eigen teamcharter is veel meer dan een vliegtuig en een vertrektijd. Het vraagt dat de klant, de luchtvaartmaatschappij, twee luchthavens, de grondafhandelaars en de cateraars volgens hetzelfde plan werken, en dat iemand dat plan actueel houdt tot de laatste koffer is afgeleverd.
Veelgestelde vragen
Antwoorden op basis van de charter naar Split.
Het begint zodra de wedstrijd bekend is. De club, of de reispartner van de club, bevestigt de wedstrijddatum, de passagierscapaciteit en het vliegtuigtype, en een charterspecialist zoekt geschikte toestellen en legt de sterkste opties voor. Is er één gegund, dan coördineert de specialist de luchtvaartmaatschappij, beide luchthavens, de grondafhandelaars en de cateraars rond één vluchtbriefing. Bij de reis van AFC Ajax naar Split was TUI de opdrachtgever en voerde Fliteline dat proces uit.
Zodra de wedstrijd en de wensen van de selectie bekend zijn. Voor de reis naar Split begon Fliteline na de loting voor de Conference League van 28 augustus met het zoeken naar toestellen, en de opdracht werd zes weken voor de vlucht gegund. Dat gaf tijd om contracten, turnaroundtijden en slots af te ronden en twee planningsoverleggen te houden met alle partijen.
Daar wordt vooraf rekening mee gehouden. Tijdens het laatste planningsoverleg, vijf dagen voor vertrek, spraken wij af wat er zou gebeuren als de luchtvaartmaatschappij het toestel moest wisselen, omdat een ander toestel een andere stoelindeling kan betekenen. De dag ervoor bevestigden wij het registratienummer bij de luchtvaartmaatschappij, zodat de exacte cabine-indeling bekend was, en bij elke wijziging werkten wij de vluchtbriefing bij.