En octobre 2026, l’AFC Ajax a ouvert sa campagne en UEFA Conference League par un déplacement chez le HNK Hajduk Split. TUI, partenaire voyage officiel du club, a demandé à Fliteline d’organiser un affrètement dédié pour l’équipe. Entre le tirage au sort et le départ, nous avons trouvé l’appareil, coordonné la compagnie aérienne, les deux aéroports, les prestataires d’assistance en escale et les traiteurs, puis piloté l’opération en temps réel jusqu’au retour de l’équipe. Voici comment tout s’est mis en place.
- AMS – SPU
- Trajet
- 15 oct. 2026
- Match
- 28 août
- Début de la planification
- 6 semaines
- Mandat avant le vol
- Trajet
- Amsterdam Schiphol (AMS) – Split (SPU), aller-retour
- Match
- HNK Hajduk Split – AFC Ajax, UEFA Conference League, stade Poljud, 15 octobre 2026
- Appareil
- Airbus A321
- Assistance en escale
- AviaVIP à Amsterdam Schiphol
Du tirage au sort au départ
Huit étapes, du tirage de la Conference League le 28 août jusqu’au vol retour.
Vendredi 28 août : le projet démarre
Tout a commencé avec le tirage de la Conference League. Dès que la date du match et les besoins du club ont été confirmés, dont la capacité passagers et le type d’appareil, nous avons recherché des appareils adaptés. Les jours suivants, nous avons comparé les options et présenté les meilleures propositions au club.
Six semaines avant le départ : mandat confié
Le projet confirmé, nous sommes passés directement à la planification opérationnelle : finaliser les contrats, prévoir des temps de rotation adaptés, coordonner l’assistance en escale dans les aéroports et obtenir les slots. Nous avons aussi partagé la première version du briefing de vol, le document sur lequel s’est appuyée chaque décision ultérieure.
Quatre semaines avant le départ : la première réunion de planification
Cette première réunion détaillée a fixé ce que chaque partie attendait le jour du voyage. Nous avons convenu des points suivants :
- Enregistrement : la procédure, le nombre de comptoirs et leurs horaires d’ouverture
- Accès à l’aéroport et embarquement : une porte de départ avec le trajet à pied le plus court possible
- Dispositions VIP : si l’équipe avait besoin de dispositions spécifiques et si elles pouvaient être mises en place
- Matériel de l’équipe : comment et quand il arriverait, et où il devait être déchargé
- Plans de secours : ce que nous ferions en cas de retard, de mauvais temps ou de fermeture d’un aéroport
- Personnalisation à bord : des housses d’appuie-tête sur mesure et la marque d’eau préférée de l’équipe
- Restauration à bord : le menu de l’équipe et des invités, confirmé avec la compagnie aérienne en fonction de la durée du vol
La cabine telle que prévue : housses d’appuie-tête personnalisées, eau, une collation et une écharpe de l’Ajax offerte sur chaque siège. De quatre semaines à une semaine avant le départ : réunir les prestataires
Cette phase consistait à vérifier que chaque détail convenu se concrétisait. Avec les prestataires d’assistance en escale des deux aéroports, nous avons finalisé l’enregistrement de l’équipe et des autres passagers, confirmé la manière dont le matériel de l’équipe serait pris en charge et coordonné la restauration avec le traiteur. Quand un produit n’était pas disponible chez le traiteur, nous l’avons trouvé nous-mêmes et organisé sa livraison jusqu’à l’appareil. Chaque nouveauté est remontée à TUI avec les options, et chaque changement a donné une nouvelle version du briefing de vol.
Cinq jours avant le départ : la dernière réunion de planification
Nous avons repris chaque point de la première réunion pour confirmer qu’il était en place. Nous avons reçu la première liste des passagers (PNL, passenger name list) et le plan de cabine, convenu de ce qui se passerait si la compagnie devait changer d’appareil au dernier moment (un autre appareil peut avoir une autre configuration de sièges) et passé la commande définitive de restauration.
La veille : les derniers contrôles opérationnels
Nous avons fait confirmer par la compagnie l’immatriculation de l’appareil, pour connaître l’aménagement exact de la cabine. Avec Schiphol, nous avons vérifié le poste de stationnement, le filtre de sûreté dédié à l’équipe et la zone d’enregistrement. Nous avons examiné la météo aux deux aéroports et le long de la route, à la recherche d’orages, de vents de face forts, de turbulences ou de neige, et apporté les dernières modifications à la commande de restauration.
Le jour du vol : le plan en action
Le jour même, la planification est devenue une coordination en direct. Nous avons suivi le vol de mise en place de l’appareil pour repérer tout retard à temps, revérifié la météo, confirmé que les plans de vol étaient déposés et tenu TUI informé tout au long de la journée. Nous avons traité les modifications de dernière minute de la liste des passagers, veillé à ce que la personnalisation arrive à temps au poste de stationnement pour que l’équipage puisse l’installer, coordonné l’embarquement pour protéger l’heure de départ et fait confirmer par le coordinateur de rotation que chaque bagage était chargé et correspondait au nombre attendu.
À bord et après l’arrivée
Notre travail ne s’est pas arrêté au décollage. Nous avons vérifié avec l’équipage de cabine que le service convenu et l’annonce de bienvenue se déroulaient comme prévu, transmis les demandes des passagers au contact désigné pour le vol et resté en liaison avec l’équipage de conduite au sujet de la météo et des changements de l’heure de décollage calculée (CTOT). Après le vol, nous avons recueilli les retours de l’équipage et travaillé avec les escales pour qu’un bagage égaré, le cas échéant, rejoigne sa destination au plus vite.
Les partenaires
TUI
Partenaire voyage officiel de l’AFC Ajax depuis 2014. TUI organise les déplacements de l’équipe, du conseil d’administration, des sponsors et des membres business.
Privilege Style
Compagnie espagnole d’affrètement et de wet lease, fondée en 2003 et basée à Madrid. L’équipage de conduite et l’équipage de cabine de Privilege Style ont opéré le vol aller-retour vers Split.
AviaVIP
La branche d’Aviapartner dédiée à l’aviation d’affaires et à l’aviation générale, avec des FBO et des escales dans toute l’Europe. L’équipe d’AviaVIP à Schiphol a géré le départ de l’équipe au sol.
Le résultat
Un affrètement dédié pour une équipe est bien plus qu’un avion et une heure de départ. Il faut que le client, la compagnie aérienne, deux aéroports, les prestataires d’assistance en escale et les traiteurs travaillent à partir du même plan, et que quelqu’un le tienne à jour jusqu’à la livraison du dernier bagage.
Questions fréquentes
Des réponses tirées de l’affrètement vers Split.
Tout commence dès que le match est connu. Le club, ou son partenaire voyage, confirme la date du match, la capacité passagers et le type d’appareil, puis un spécialiste de l’affrètement recherche des appareils adaptés et présente les meilleures options. Une fois l’une d’elles retenue, le spécialiste coordonne la compagnie aérienne, les deux aéroports, les prestataires d’assistance en escale et les traiteurs autour d’un seul briefing de vol. Pour le déplacement de l’AFC Ajax à Split, TUI était le client et Fliteline a conduit ce processus.
Dès que le match et les besoins de l’effectif sont connus. Pour le déplacement à Split, Fliteline a commencé à rechercher des appareils après le tirage de la Conference League du 28 août, et le mandat a été confié six semaines avant le vol. Cela a laissé le temps de finaliser les contrats, les temps de rotation et les slots, et de tenir deux réunions de planification avec toutes les parties.
C’est prévu à l’avance. Lors de la dernière réunion de planification, cinq jours avant le départ, nous avons convenu de ce qui se passerait si la compagnie devait échanger l’appareil, car un autre appareil peut avoir une autre configuration de sièges. La veille, nous avons fait confirmer l’immatriculation par la compagnie, pour connaître l’aménagement exact de la cabine, et nous avons mis à jour le briefing de vol à chaque changement.